No mundo colaborativo que vivemos, em que as pessoas trabalham de qualquer lugar, arquivos que contêm informações importantes da sua empresa com frequência ultrapassam os limites físicos da organização. Um funcionário pode baixar um arquivo para uma unidade USB para trabalhar com ele em casa. Você pode enviar informações financeiras para o seu gerente de banco ou contador.
Não seria bom controlar quem pode ter acesso a esses documentos, mesmo depois de eles terem sido compartilhados ou salvos fora da sua empresa? Agora você pode.
Com o Microsoft 365 Business, você pode:
• Limitar o acesso a arquivos ou e-mails, de forma que somente funcionários ou convidados selecionados possam acessá-los
• Desabilitar o acesso a documentos classificados quando um funcionário é desligado da empresa.
Como funciona
- Controle o acesso a e-mails: Com o Microsoft 365 Business, você pode garantir que apenas o destinatário específico de um e-mail tenha acesso às informações, com controles como “Não Encaminhar” ou “Não Imprimir”. E, para uma segurança ainda maior, você pode criptografar facilmente uma mensagem de e-mail e seus anexos, de forma que ela seja lida apenas pela pessoa para quem você enviou.
- Controle o acesso a documentos e arquivos: O Microsoft 365 Business permite impresso ou encaminhado restringir o acesso a um arquivo – uma planilha contendo nomes e informações de contato dos seus clientes, por exemplo – para que ele possa ser acessado somente por pessoas da sua empresa. Você pode controlar se esse documento pode ser
editado, restrito para somente leitura ou impedir que ele seja impresso. - Restrinja o acesso, mesmo que o arquivo seja salvo fora da empresa: as restrições e proteções permanecem com os arquivos e e-mails, independentemente do local. Mesmo que o arquivo seja enviado por e-mail para fora da empresa, ou salvo no computador pessoal de um funcionário, você permanece no controle dos seus dados.
Exemplo prático
Maria é gerente de vendas da empresa Contoso. Ela cria a previsão de vendas anual da empresa e classifica como “Altamente Confidencial”. Isso basicamente bloqueia o documento, já que nessa empresa os arquivos “Altamente Confidenciais” são automaticamente criptografados e só podem ser acessados por funcionários da empresa. Depois que Maria compartilha o arquivo com sua equipe, Carlos, da equipe de vendas da Contoso, tenta abrir o arquivo. Ao abrir o arquivo, o Microsoft 365 Business verifica que ele é um funcionário da Contoso e descriptografa o arquivo para ele. Essa verificação ocorre todas as vezes que o arquivo é acessado.
Essa proteção permanece com o documento mesmo que ele seja salvo fora da empresa. Digamos que Carlos salve o
documento em uma unidade USB e, depois, consiga um emprego em outra empresa. Mesmo que Carlos ainda tenha a previsão de vendas da Contoso, o arquivo será inútil para ele, já que, ao tentar abrir, não conseguirá descriptografá-lo, uma vez que não faz mais parte do quadro de funcionários da Contoso.
A mesma tecnologia usada por muitas das maiores empresas do mundo
Os recursos de criptografia e proteção de dados inclusos no Microsoft 365 Business são da plataforma de Proteção de
Informações do Azure, que muitas das maiores empresas do mundo usam para ajudar no controle do acesso aos seus dados e documentos, mesmo quando essas informações ultrapassam os limites da rede da empresa. E, como esses recursos fazem parte da sua assinatura do Microsoft 365 Business, não é necessário comprar, instalar ou gerenciar nenhuma solução de terceiros adicional.
Entre em contato com nossa equipe de especialistas e você receberá a orientação das modalidades do Office 365 que melhor atende as necessidades do seu negócio.
