Continuando a Coluna Falando de Negócios, com o consultor em Gestão Empresarial, Ronaldo Fávero, abordaremos a segunda parte de Indicadores de desempenho.
Como descrito no texto anterior, a escolha e o uso de indicadores de desempenho têm se revelado bem desafiadores, na maioria das empresas.
Os indicadores podem ser utilizados para monitorar atividades, processos, áreas e empresas, como um todo.
Hoje falaremos em como definir metas, atualização dos indicadores e divulgação.
Como definir metas – Métodos utilizados:
- Percentual de melhoria em relação ao resultado histórico. Não é necessário esperar o mês de março ou abril de cada ano. Pode-se utilizar 12 ou 13 pontos móveis, para a definição da meta. Aplica-se, então um percentual sobre o resultado histórico, para se chegar à nova meta.
- Unidades do mesmo grupo: uma Unidade pode passar a utilizar um indicador, que já era utilizado, historicamente, por outra Unidade do mesmo grupo. Então, os novos usuários podem se inspirar na meta era utilizada pela empresa irmã.
- Concorrência: quando se conhece os resultados da concorrência, e eles são muito bons, podem-se utilizar estes resultados na definição das metas da empresa. Nem sempre esta informação estará disponível; mais provável que esteja, quando a empresa for listada.
- Benchmarks, que são considerados como os melhores resultados, conhecidos através de pesquisas, normalmente são divulgados em websites na Internet. A empresa pode se basear neste melhor resultado de um segmento.
- % do GAP: Exemplo, meta: 100%. Resultado obtido: 80%. GAP: 20%. Metade do GAP: 10%. Nova meta = resultado obtido + metade do GAP = 90%.
- O lado humano
Precisamos nos preocupar em relação a que tipo de comportamento podemos e queremos incentivar com os indicadores. Estes podem promover comportamentos contrários aos esperados, tais como, individualismo, agressividade excessiva, práticas não sustentáveis. Por exemplo, para se atingir a meta de conversões de propostas em pedidos, podem-se conceder descontos indevidos, exagerados, afetando o resultado da empresa.
Os indicadores devem ser lembrados, frequentemente, até diariamente. Quando definidos e tratados ocasionalmente, ou no vencimento dos prazos do plano de ação, a frustação é quase certa. Metas impossíveis ou muito fáceis de serem alcançadas não estimulam as pessoas.
Atualização dos indicadores
A atualização dos indicadores deve ser feita da maneira mais automática possível, através de módulos de BI (Business Intelligence), existentes nos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), amplamente utilizados no mercado. Outra forma é o uso de dashboards, que muitas vezes se assemelham aos painéis de carros, com atualização contínua, recebendo dados dos sistemas ERP, ou através de atualização direta nas planilhas.
Divulgação
Cada empresa possui uma política de divulgação de informações, resultante da sua cultura. Pode se disponibilizar/divulgar diferentes indicadores em função dos níveis hierárquicos: alta direção, gestores e colaboradores em geral.
Para questões mais sensíveis, pode-se assumir o resultado de um mês como base 100% e divulgar a variação percentual em relação aquele mês.
A gestão à vista é comumente utilizada para divulgação de resultados, na forma gráfica. É recomendável utilizar uma representação com “carinhas” e/ou cores:
- verde – ok/não requer ação;
- amarela – requer atenção/pode requerer ação;
- vermelha – requer ações.
Espero que tenha gostado dessas dicas. Continue nos seguindo e não perca os próximos conteúdos.
