No último artigo, falei sobre a importância das Organizações adotarem o processo de melhoria contínua e algumas fontes de inspiração: livros, revistas, catálogos, cursos. Hoje darei mais algumas dicas.
Visitas às outras organizações (Benchmarking), análise da concorrência:
Benchmarking: como os melhores do mundo resolvem seus problemas? (3)
O importante é ter em mente o que se deseja conhecer durante a visita. “Tudo” não é uma boa opção.
É mais aconselhável copiar a ideia por trás de uma melhor prática, ao invés de copiar a prática, em si, devido à diferença de cultura e de operação entre as organizações (4). Não é raro ocorrer frustação, quando se quer copiar situações vistas em outros países, como Alemanha, Japão, Coreia do Sul, China, que possuem uma cultura bem diferente da brasileira. Já a ideia por trás da solução poder ser menos arriscada.
A organização deve ser capaz de reconhecer que outra é melhor do que ela em alguma coisa e deve ser sábia, o bastante, para copiar a ideia (4).
Uma das dificuldades em se praticar o Benchmarking é ter acesso aos resultados e práticas de outras organizações, para a comparação com a organização na qual atuamos. Sam Walton insistia para que todos os seus gerentes conferissem sobre a concorrência, o maior tempo possível (5). E dizia que a concorrência os tornaria uma organização melhor.
O Six Sigma instituiu um benchmarking para o melhoramento a um nível bem alto, próximo à perfeição (defeitos por milhão de casos).
O Benchmarking pode ser realizado entre áreas de uma mesma organização e entre organizações de um mesmo grupo. A comparação é possível, internamente, bem como o compartilhamento das informações.
Além disto, não é necessário que a organização visitada seja do mesmo segmento da visitante.
Se o visitado permitir, deve-se fotografar ou filmar cada detalhe, ao longo da visita, para a elaboração de um relatório bem ilustrado e para exposição para aqueles que não puderam estar presencialmente. Temos que prestar, sempre, contas a alguém. Neste caso, geralmente são para as pessoas (jurídica e física) que viabilizaram a visita.
Visitas às feiras:
Nas feiras, é possível encontrar soluções para muitos dos problemas cotidianos. Uma vantagem é poder conhecer e comparar produtos e serviços de Organizações concorrentes.
Encontros com fornecedores (motivados, ou não, por aumento no preço)
Fifer (6) faz uma pergunta provocativa: “se você precisar melhorar o resultado da sua organização, você tentaria cobrar mais dos seus clientes ou pagar menos aos seus fornecedores?”. Geralmente, as organizações buscam as duas coisas.
Porém, não é raro, a organização ser menor que o cliente e menor que o fornecedor, sendo dependente dos dois, não tendo, portanto, muita força nas negociações.
Uma forma interessante de se abordar melhorias, envolvendo produtos e serviços comprados, é convidar os fornecedores, se possível em encontro presencial.
É interessante convocar algumas pessoas da equipe, para participar (área usuária do produto, Engenharia de Produto, Engenharia de Processos, Compras, Laboratório, Qualidade, Segurança no Trabalho).
Estas experiências fazem com que a organização se aproxime dos fornecedores, conhecendo melhor e pessoalmente seus representantes. Independente de se alcançar melhorias das condições de compra (o que ocorre com frequência), isto facilita a solução dos desafios do dia a dia.
O fornecedor pode colaborar com a organização em questões, como:
- Se podemos comprar e usar melhor os produtos e serviços por eles fornecidos, com a redução do custo total de aquisição;
- se o produto está sendo utilizado de modo eficiente, na proporção ideal, sem desperdício;
- se algum parâmetro do processo poderia estar causando a degradação ou perda do produto.
A substituição do fornecedor por outro, que pratique melhores condições comerciais não costuma ser a primeira atitude, mas também, não deixa de ser considerada. Outra possibilidade é a troca do produto.
Espero que tenha gostado destas dicas. Continue nos seguindo e não perca os próximos artigos.
