Uma das maiores preocupações das empresas, com o trabalho remoto e LGPD em vigor, é manter a produtividade dos seus colaboradores e a flexibilidade de compartilhar os documentos corporativos com segurança, gerenciando os privilégios correto de acesso às informações.
O que é o Sharepoint
O Sharepoint é uma plataforma colaborativa de trabalho em grupo, usado como um local para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações. É um serviço baseado na nuvem e hospedado pela Microsoft para empresas de todos os portes.
Ele é sincronizado com o One Drive, um aplicativos que permite armazenar e proteger os arquivos, compartilhá-los com outras pessoas e acessá-los de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
O sharepoint é uma espécie de servidor de arquivos na nuvem, utilizado para criação de portais e intranets empresariais, gestão de conteúdos e documentos internos.
Veja como o Sharepoint, aplicativo do Office 365, pode ser uma ótima opção para um servidor de arquivos em nuvem ágil e seguro:
Agilidade para alterar os arquivos
O Sharepoint possibilita que o usuário altere diretamente um arquivo armazenado em seu diretório, sem precisar baixá-lo na máquina, bastando apenas clicar nele. Toda alteração é salva automaticamente no arquivo e pode ser compartilhado em segurança.
Facilidade para compartilhar informações
Para compartilhar um arquivo no sharepoint, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o arquivo e escolher a opção enviar link; é possível também especificar quais pessoa poderão abri-lo, minimizando as chances de informações pararem em mãos erradas.
Acesso às informações de acordo com o nível de privilégio
As configurações de segurança do Sharepoint garantem que o link compartilhado não seja aberto por pessoas que não sejam as previamente autorizadas a visualizar ou editar o arquivo, reforçando a segurança e confidencialidade dos dados corporativos.
Praticidade no trabalho em equipe
O Sharepoint torna o trabalho mais colaborativo. Veja este exemplo: ao editar um texto simultaneamente com outro colega de trabalho, é possível visualizar exatamente quem está alterando o conteúdo e em quais locais as mudanças foram feitas. Mesmo que várias pessoas estejam com o mesmo arquivo aberto, a versão mais recente sempre estará à mostra para a equipe, para não causar retrabalho e confusões entre os documentos.
Opção para intranet
O SharePoint é considerado um local seguro para criação de novos sites, armazenamento, compartilhamento e organização do documentos, recomendado, inclusive, para hospedagem de canais de intranet.
Acesso remoto facilitado
Com o SharePoint, o usuário não precisa estar conectado à rede do local onde o servidor está instalado. Como o acesso pode ser realizado de qualquer local do mundo, é um ótimo recurso para o teletrabalho. Além disso, todos os arquivos podem ser migrados para esta plataforma e acessados pelos colaboradores ao mesmo tempo e em diversos dispositivos.
Hábil localizador
O Sharepoint é pode ser considerado uma alternativa aos problemas de lentidão do servidor. O processo de busca de arquivos é extremamente ágil, quando comparado a servidores convencionais.
Economia no espaço de armazenamento
Com o SharePoint, é fácil organizar as informações todas em um só lugar. Outra vantagem é que, como é na nuvem, seu tempo de resposta para carregamento de páginas é superior à performance de máquinas.
Integração com outras ferramentas Office 365
O SharePoint tem integração nativa as principais ferramentas de trabalho do Office, como o Outlook e o Teams. Dessa maneira, não é necessário mobilizar a equipe de TI para atualizar a ferramenta ou instalar programas.
Como aderir o uso do Sharepoint para minha empresa?
Para configurar e migrar as informações para o sharepoint, é essencial uma avaliação prévia, para avaliar os tipos de arquivo que a empresa possui, os impactos de deixar tudo em cloud. Alguns arquivos mais pesados, por exemplo, podem demorar mais para abrir e gerar desconforto no usuário ou prejudicar a operação no cliente.
Além disso, é preciso que seja feito por um profissional especializado, que garanta que nenhum dos seus arquivos se perca no processo.
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